디지털 시대의 커뮤니 케이 션이 진행되는 한, 구식 전자 메일의 편재를 공유하는 사람은 없습니다. 모두 가 이메일에 참여합니다. 실제로, 기술 중심의 시장 조사 기관인 The Radicati Group이 수집 한 데이터에 따르면, 하루에 약 2, 700 억 건의 이메일을 총칭 합니다 . 전자 우편 작성은 일상 생활에서 굳건하게 구워진 부분으로, 걷기, 말하기 및 호흡과 같이 지금까지 모두에게 제 2의 성격을 가져야합니다. 다시 말해, 전자 메일을 잘못 작성하는 데 대한 변명의 여지가 없습니다.
그러나 많은 전자 메일에는 결함이 있습니다. (저는 2, 700 억 명 중 2, 600 억 명으로이 범주에 속합니다.) 미묘한 주제, 불쾌한 인사, 부적절한 글꼴 선택 — 아, 이중 공간에서 시작하지도 마십시오 ( 또는 이중 하이픈). 예, 이메일 작성 프로세스를 망칠 수있는 많은 것들이 있습니다. 여기에서 가장 빈번한 범죄자를 찾고 문제를 해결하는 방법도 배웁니다. 변명의 여지가 없었던 지금 변명의 여지가 없습니다. 보다 놀라운 사무실 생활에 대한 조언을 얻으려면 25 개의 Genius Ways to Office Burnout을 배우십시오.
1 "최고"이외의 것으로 사인하고 있습니다.
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진심으로 . 고마워 최선을 다해 아니면 단순히 아무것도 아닙니다. 선택할 수있는 수많은 이메일 사인 오프가 있습니다. 그러나 그 네 가지와 같은 일반적인 것들을 많이 사용하면 너무 형식적이고 차갑고 모호하고 진실하지 않을 수 있습니다 (각각). 오랜 테스트를 거친 Best 를 고수하여 안전하게 플레이하십시오. Patricia Napier-Fitzpatrick에 따르면 모든 상황에서 작동하며 공식 비공식 벤 다이어그램의 중심에 위치합니다. 요컨대, 가장 좋은 방법입니다.
2 당신은 사슬에서 이질적인 단어를 사용하고 있습니다.
대화가 시작되면 안녕 하거나 사랑 하거나 감사 하거나 최선을 다할 필요가 없습니다. 대화가 단순한 수냉식 기의 필수 요소 이상인 긴밀한 사무실에서 일하는 경우에는 두 가지가 있습니다. 인사말과 악의는 이메일을 어지럽히고 대화의 흐름을 방해합니다. 그들과 함께 각 체인을 시작하되 가능한 빨리 버리십시오.
3 단어 수를 초과했습니다.
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생산성 응용 프로그램 인 Boomerang의 직원들이 수행 한 4 천만 개의 비즈니스 이메일에 대한 연구에 따르면 영업 이메일에는 완벽한 길이가 있습니다. 최대의 효과를 얻으려면 전자 메일의 길이가 50 단어 이상 125 이하이어야합니다. (예, 여기에는 안녕 과 안녕에 사용하는 4-6 개의 단어가 포함됩니다.) 더 많은 방법으로 전자 기술을 익힐 수 있습니다. 메시지를 보내면 삶을 향상시키는 17 개의 Genius 이메일 해킹에 대해 알아 봅니다.
4 당신은 두 번 간격입니다.
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즉시 자신을 노화시키기 위해 모든 문장의 끝에 두 개의 공백을 두십시오. 이중 공간 (요즘 변호사, 의사 및 조부모의 이메일에서만 볼 수있는 연습)은 19 세기 조판 명령으로 시작되었습니다. 당시에는 잉크가 부풀어 오를 수 있으며 최종 인쇄 작업에 시간이 걸리지 않을 수 있습니다. 여분의 공간은 독자가 확실히 문장이 끝났다는 것을 확실히 알 수 있도록 명확성의 쿠션 역할을했습니다.
디지털 기능 시대는 이중 공간이 필요하지 않습니다. 실제로 출판사, 신문 및 잡지는 최상위 타자기 인 IBM Executive의 등장으로 1940 년대 에 두 배 간격을 두었다. 여러분, 2018 년입니다. 문장처럼 간격을 두어야합니다. 이.
아니. 처럼. 이.
5 이중 하이픈입니다.
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em-dash (이들 중 하나: —)는 당신이 만들고자하는 것입니다. shift, alt 및 하이픈 (이 중 하나 :-) 키를 동시에 누르십시오.
6 잘못된 모바일 서명을 사용하고 있습니다.
확실히 당신은 가치있는 이메일 서명을 보았으며, 대부분은 항상 활동하는 사람들로부터 오는 경향이 있습니다. ("모바일에서 보냈습니다. 어떤 tpyos도 용서하십시오."는 고전입니다.) 같은 함정을 만들지 마십시오. 도로에서 이메일을 보내려면 문자 그대로 말하십시오. 임원 코치 인 벤 다 트너 (Ben Dattner) 에 따르면, 최고의 모바일 이메일 서명은 "도로에서 보냄"처럼 간단합니다. 그것은 명확하고 효과적이며 심지어 Kerouac과 같은 무의미한 분위기를 불러 일으키는 추가 보너스를 제공합니다.
7 복사 붙여 넣기가 잘못되었습니다.
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외부 문서 (예: Word 문서 또는 Excel 스프레드 시트)에서 텍스트를 복사하는 경우 send 를 누르기 전에 모든 서식을 지우고 싶을 것입니다. 그렇지 않으면 텍스트가 수신자의받은 편지함에 모두 표시됩니다. 서식을 지우려면 수십억 명의 Gmail 사용자 중 한 명이라면 문질러 닦을 텍스트를 강조 표시하고 작은 "TX"상자를 누르십시오. 서식 옵션 도구 모음의 오른쪽에 있습니다. (이것은 다음과 같은 버튼입니다: A. )
8 OOO 메시지를 잘못 쓰고 있습니다.
Loyala University Chicago의 비즈니스 스쿨 교수 인 Jane Scudder는 부재 중 메시지를 작성할 때 따라야 할 유일한 형식이 있다고 조언합니다.
이메일 고마워. 6 월 12 일 화요일부터 6 월 15 일 금요일까지 이메일에 액세스 할 수없는 OOO입니다. 긴급한 경우에 문의하십시오. 그렇지 않으면, 내가 돌아올 때 모든 메시지에 응답합니다 .
마지막 날 또는 첫날에 메시지를 종료할지 여부 또는 전화 번호를 포함하지 않는지 여부와 같은 결정적인 수준의 세부 정보는 솔직히 너무 포괄적 인 문제 가이드를 참조하십시오.
9 첨부 파일을 조이고 있습니다.
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이미지 첨부 파일을 이메일로 끌어서 놓지 마십시오. 이 과정에서 이미지의 크기 나 파일 크기를 확인할 수 있습니다. 즉, 받는 사람이 사진의 낮은 해상도 (못생긴 픽셀 화 된) 버전을받을 수 있습니다. 대신 전자 메일의 클립 아이콘으로 이동하여 파일을 찾아 업로드하십시오.
10 하이퍼 링크가 아닙니다.
이메일 본문에 우연히 URL을 던지는 것은 추악하고 성가 시며 무엇보다 쉽게 고칠 수 있습니다. 하이퍼 링크로 연결하려는 텍스트를 강조 표시하고 command-K 를 누른 다음 나타나는 필드에 URL을 붙여 넣으십시오. 그러면 텍스트는 다음과 같습니다.
11 너무 많은 기간을 사용하고 있습니다.
언어는 시간이 지남에 따라 진화하지만, 나는 수은 의미를 가진 단어 나 역사에서 잃어버린 일시적인 문구만을 말하는 것이 아닙니다. 구두점도 변경됩니다. 예를 들어, 기간을 가져 가십시오. 수세기 동안, 그것은 문장이 끝났음을 의미하며, 그 밖의 것은 없습니다. 그것은 그 이상의 물질이나 감정이 전혀 없었습니다.
그러나 요즘 빙엄 턴 대학과 러 거스 대학의 연구자들이 지적한 것처럼, 한 기간 동안 문장을 끝내는 것은 기껏해야 또는 최악의 경우 화를 낼 수 있습니다. (과학이 필요하지는 않지만, "괜찮아요"또는 "아니오"라고 생각되는 모든 것이 느슨해 보인다고 생각합니다. 따라서 공식적인 이메일이 아니라면 사용 기간을 최소화하십시오. 생각이 불분명 한 문장 부호 (대시, 타원, 쉼표, 콜론 및 세미콜론)를 사용하여 생각을 묶습니다.
12 제목 줄을 모두 잘못하고 있습니다.
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대부분의 데스크톱 전자 메일받은 편지함은 제목 줄 표시를 60 자로 줄입니다. 그러나 스마트 폰에서는 장치에 따라 해당 문자가 25 자 이하로 잘립니다. (iPhone 8 Plus와 같은 큰 화면은 최대 30 자까지 표시됩니다.) 전체 제목 줄을 읽으려면 내용을 짧고 달콤하게 유지하십시오. 아, 그리고 그것을 작성하는 것을 잊지 마십시오. 낯선 사람으로부터 "(제목 없음)"이메일을받는 것보다 더 신중한 일은 거의 없습니다.
13 잘못된 글꼴을 사용하고 있습니다.
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Helvetica는 평범하지 않습니다. Times New Roman은 거만합니다. 코믹 산은… 이메일을 작성할 때 기본: Sans Serif를 고수하십시오. 까다 롭고 읽기 쉽습니다. 또한 모든 웹 브라우저에서 글꼴이 렌더링되므로 모든 글꼴 디자인 (이탈리아어, 굵은 체, 밑줄, 그와 같은 것)이 그대로 수신자에게 전달되어 메시지가 의도 한대로 전달됩니다.
14 모든 것을 한 단락에 넣었습니다.
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모든 텍스트를 함께 모으는 것은보기 흉하고, 얼마나 많은 말을 하느냐에 따라 혼란스러워집니다. 이 규칙을 따르십시오. 모든 단락에는 한 지점이 있어야하며 모든 지점에는 고유 한 단락이 있어야합니다 (단 한 문장 일지라도). 그에 따라 텍스트를 나누십시오.
15 오타를 만들고 있습니다.
당신은 그것보다 낫다.
Ari Notis Ari는 뉴스와 문화를 전문으로하는 선임 편집자입니다.