여섯 점 세. 기술 거대 Adobe가 의뢰 한 최근 연구에 따르면 미국인들은 평균적으로 매일 이메일에 응답하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 다시 말해: 깨우는 시간의 3 분 의 1 을받은 편지함에 붙인 채 5 분 동안 IRL 채팅을 통해 해시 될 수있는 메시지 스레드에 응답합니다. 뭔가 줄 게있어
고맙게도, 많은 것을 제공하는 것은 버튼을 누르는 것만 큼 쉽습니다. 일련의 시도되고 진실 된 전술을 구현하면 이메일에 소요되는 시간을 단축 할 수 있습니다. 첨부 파일을 수동으로 다시 다운로드 할 필요가 없다면 얼마나 많은 시간을 절약 할 수 있을까요? 또는 에테르에서 급히 보낸 이메일을 다시 가져 와서 "죄송합니다. 이메일을 보내려고하지 않았습니다."라는 이메일을 작성하는 데 걸리는 시간과 패닉을 줄이려면 어떻게해야합니까?
네, 이 모든 인터넷 jujitsu가 가능합니다. 우리는 아래에서 17 가지 최고의 시간 절약형, 더 낫고, 효율성을 높이는 이메일 해킹을 모았습니다. 따라서받은받은 편지함이 0을 기다리므로 계속 읽으십시오. 6.3 시간을 최대한 활용하는 더 많은 방법을 원하신다면 15 개의 Cold Open Business Email을 놓치지 마십시오.
1 대규모 구독 취소
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파이널 중받은 편지함이 선임 기숙사처럼 어수선한 것이 좋습니다. 그 혼란의 대부분은 소매 업체, 조직 및 수년 동안 가입했을 수있는 다른 뉴스 레터의 매일 또는 매주 이메일로 인해 발생한다는 것이 좋습니다. Unroll.me를 사용하면 현재있을 수있는 모든 목록을 추적하고 더 이상 정보를받지 않으려는 목록에서 구독을 취소 할 수 있습니다. 실제로 베스트 라이프 편집자 한 명이 Unroll.me를 사용하여 무려 135 개의 구독을 찾아 낼 수있었습니다. 당신은 얼마나 많은 사람을 나타냅니다? 그리고 당신은없이 얼마나 많은 것을 할 수 있습니까?
2 키보드 단축키를 켭니다.
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우리는 모두 기본 키보드 단축키를 알고 있습니다. (명령 -A : 모두 선택. 명령 -C : 복사. 명령 -P : 붙여 넣기 등) 그러나 Gmail 사용자는 고급 단축키를 설정할 수 있습니다. 먼저 설정으로 이동하십시오. 일반 탭을 클릭하십시오. 중간에 키보드 단축키 옵션이 표시되며 기본적으로 해제되어 있습니다. 이 기능을 켜면 다음과 같은 쉬운 키 입력에 액세스 할 수 있습니다.
- C : 새 메시지를 시작
- Shift- C : 새 창에서 새 메시지를 시작합니다
- D : 새 탭에서 새 메시지를 시작
- F : 메시지 전달
- #: 메시지 삭제
- Shift- I : 메시지를 읽은 것으로 표시
- Shift- U : 메시지를 읽지 않은 것으로 표시
- Command- S : 메시지 저장
3 그런 다음 자동화하십시오.
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이 단축키 요약을 기억하는 데 문제가있는 경우 Google 크롬 플러그인 인 Keyrocket에서 입력 할 때 알려줍니다. (물론 비 침습적입니다.) 그리고 생산성 기계가되는 더 많은 방법을 위해 절반의 시간에 생산성을 두 배로 늘리는 15 가지 방법을 배우십시오.
4 해시 태그를 사용하십시오.
예, 실제로 소셜 미디어의 시그니처 구성 도구는 이메일에서도 작동합니다. 서명이 끝날 때 해시 태그 (일반적으로 잘린 이메일의 일부)에 해시 태그를 넣으면 수신자가 쉽게 검색 할 수 있도록 "#workhardplayhard"태그를 보거나 판단하지 않습니다. 받은 편지함 상단의 검색 입력란에 해시 태그를 입력하기 만하면 코드가 포함 된 모든 이메일이 표시됩니다.
5 "보내기"옵션을 활성화하십시오.
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우리는 모두 그곳에있었습니다. 당신은 이메일을 작성하고, 에테르로 보내고 , 메시지를 보낼 준비가되지 않았다는 것을 즉시 깨닫습니다. 도움이되는 지연을 설치하여 위기에서 메시지를 다시 가져올 수 있습니다. 예를 들어 Gmail의 경우 설정 에서 일반으로 이동하십시오. 다섯 번째 옵션으로 실행 취소 버튼이 있습니다. 전원을 켜십시오. 10 초 간격의 드롭 다운 메뉴에서 선택할 수 있습니다. 그들은 당신의 메시지가 선을 보내기 전에 얼마나 많은 시간을 지시 할 것입니다.
6 해당 기능을 10 초로 설정하십시오.
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팁: 사실상 인스턴트 메시징 서비스로 이메일을 사용하는 경우 실행 취소 단추 를 10 초로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 응답이 30 분 동안 전송되지 않습니다. 아니요, 30 초는 그다지 들리지 않지만 다음과 같이하겠습니다. 선택한 IM 서비스 (Slack, GChat, Facebook Messenger 등)가 오랫동안 나가는 모든 메시지를 보관하면 연락처가 빠르게 커질 것입니다.
7 또는 "to"필드를 마지막에 입력하십시오.
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입양하는 것이 좋은 습관입니다. (앞의 두 슬라이드를 참조하십시오.)
8이 사인 오프를 사용하십시오.
뉴욕 에티켓 학교의 창립자이자 패트리샤 네이피어-피츠 패트릭 (Patricia Napier-Fitzpatrick) 은“ '안녕'또는 '안녕하세요'인사말로 시작하는 이메일의 경우 '최고'와 같은 마감은 일관 될 것입니다. "과도하게 사용되었지만 '최고'는 일반적으로 가장 안전한 폐쇄 중 하나입니다. 왜냐하면 그것이 불쾌하고 보편적으로 적합하기 때문입니다." 맞습니다. 과도한 사용에도 불구하고 "최고"는 이메일에 서명하는 가장 좋은 방법입니다.
9 그리고이 이메일 서명.
도로에있을 때는 적어도 성가신 귀엽고 문구를 잊어 버리고 싶을 것입니다.. ") 대신 간단하고 우아하며 간단한 방법:"도로에서 보냄 " 임원 코치 인 벤 다 트너 (Ben Dattner) 에 따르면, 케루 악풍의 분위기를 불러 일으키면서 모든 상자를 점검한다. 그것이 하나의 이메일 스마트 폰 서명이라면 누구나 궁금합니다.
10이 부재 중 메시지입니다.
Loyala University Chicago의 비즈니스 스쿨 교수 인 Jane Scudder 에 따르면 부재 중 메시지를 작성할 때 다음과 같은 형식을 사용해야합니다.
이메일 고마워. 6 월 12 일 화요일부터 6 월 15 일 금요일까지 이메일에 액세스 할 수없는 OOO입니다. 긴급한 경우에 문의하십시오. 그렇지 않으면, 내가 돌아올 때 모든 메시지에 응답합니다 .
마지막 날 또는 첫날에 메시지를 종료할지 여부 또는 전화 번호를 포함하지 않는지 여부와 같은 결정적인 수준의 세부 정보는 솔직히 너무 포괄적 인 문제 가이드를 참조하십시오.
11 디스플레이 밀도를 변경하십시오.
Gmail 사용자는받은 편지함에서 편안하고 편안하며 컴팩트 한 세 가지 디스플레이 밀도 중에서 선택할 수 있습니다. 표시 밀도는받은 편지함 표시의 각 메시지 사이에 존재하는 공백의 양에 영향을 미치지 않습니다. 그것은 선호의 문제에 지나지 않지만 용어 종이라는 용어를 생각해보십시오. 안락함은 2 줄 간격과 같습니다. 아늑한 줄은 1 줄 간격이며, 컴팩트는 반줄 간격과 비슷합니다.
12 보관하는 것을 잊지 마십시오.
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휴지통 폴더를 통해 이메일을 완전히 제거하지 않고도받은 편지함에서 이메일을 제거 할 수 있습니다. 개별 메시지를 "보관"하면받은 편지함과 모든 폴더에서 즉시 숨겨집니다. 그러나 필요한 경우 검색 기능을 통해 추적 할 수 있습니다. Gmail에서는 제목 줄 옆에 나타나는 작은 "x"를 클릭하여 메시지를 연 후 즉시 보관할 수 있습니다.
13 2 분 규칙을 따릅니다.
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모든 분야의 생산성 전문가가 이끄는 2 분 규칙은 이메일 관련 스트레스를 해결하는 확실한 방법입니다. 작동 방식은 다음과 같습니다. 2 분 이내에 이메일에 회신하고 잊어 버릴 수있는 경우 즉시 해결하십시오. 그렇지 않은 경우 나중에 따로 버리십시오.
14 이메일 응답을 일괄 처리하십시오.
마음을 사로 잡는 앞뒤 교환에서 잡히는 화면에 걸리는 시간을 줄이려면 하루 중 시간을 "이메일 응답"기간으로 지정하십시오. (아마 1 시간, 오후 90 분입니다. 점심 3 시간 후입니다. 어떤 것이 든 효과가 있습니다!) 그런 다음이 기간 동안에 만 이메일에 회신합니다.
15 이메일을 140 자로 제한하십시오.
예, 트윗처럼 (또는 적어도 280 년 이전의 혁명적 인 트윗). 소셜 네트워크 인 가브 (Gab)의 CEO 인 앤드류 토르 바 (Andre Torba)가 중간 게시물에서 조언했듯이 이메일을 최대한 짧게 유지하는 것이 가장 좋습니다. "문제 X를 해결하는 데 도움을 드리고 싶습니다. Y와 Z는 연결을 제안합니다. 채팅 할 수 있습니까?" 꽃이 많은 인사말은 필요하지 않습니다.
16 첨부 파일을 자동 다운로드로 설정합니다.
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이메일 최적화 앱인 This, Then That (IFTTT)이 특정 "언어"를 설정하는 데 도움이 될 수 있다면, 중개인 유형의 뭉개를 잘라낼 수 있습니다. 예를 들어, 수신 이메일에 첨부 파일이 있으면 IFTTT에서 자동으로 Google 드라이브에 다운로드합니다.
17 몇 시간 후에 이메일에 응답하지 않습니다.
미국인들이 지나치게 과로 한 것은 비밀이 아니며, Adobe 연구 결과에 따르면, 과로의 대부분은 자주 이메일로 발송됩니다. 그렇기 때문에 올해 초 뉴욕 시의회 의원들은 회사가 직원들에게 시간 외 이메일 확인을 요구하는 것을 금지하는 법안을 도입했습니다. (직원이 50 명을 초과하는 회사가 근무 시간 외 근무에 대해 엄격한 지침을 설정해야하거나 그렇지 않으면 재정적 처벌을받는 프랑스의 현재 장부 법률에 의해 영감을 받았습니다.)
Ari Notis Ari는 뉴스와 문화를 전문으로하는 선임 편집자입니다.