이메일과 관련하여 알아야 할 모든 것을 알고 있다고 생각할 수 있습니다. 테크 마켓 리서치 회사 The Radicati Group에 따르면, 우리 대부분은 하루에 평균 121 개의 이메일을주고받습니다. 그러나받은 편지함에서 매일 많은 양의 덩어리를 사용하더라도 여전히 한두 가지를 배울 수 있습니다. 실제로, 귀하와 연락처 목록에있는 많은 다른 사람들을 정기적으로 피하는 수많은 이메일 에티켓 규칙이 있습니다. 전자적으로 예의를 지키고 싶습니까? 당신이 알지 못했지만 알아야 할 17 가지 황금 이메일 규칙이 있습니다.
1 시간이 더 필요한 경우에도 이메일을받는 순간에 응답하십시오.
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이메일을 보낸 후 몇 주 후에 응답을받는 사람은 아무도 없습니다. 실제로 컨설턴트 회사 인 Toister Performance Solutions가 실시한 2018 년 설문 조사에 따르면 41 %의 사람들이 한 시간 안에 동료들로부터 이메일 응답을받을 것으로 예상했습니다. (지금 회계 부서에 사과 메모 작성을 시작하십시오!)
물론 일부 이메일 응답은 생각을 씹어 측정 메시지를 작성하도록 요구합니다. 이 경우 해결책은 간단합니다. 몇 분 안에 답장하면 발신자가 자신의 메시지를 수신했음을 알릴 수 있지만 시간을 좀 더 정리해야합니다. 그런 식으로, 그들은 당신이 그들의 이메일을 고려하고 단순히 무시하는 것이 아니라는 것을 알고 있습니다.
2 "답장"을주의해서 사용하십시오.
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"답장"과 "전체 답장"옵션 간에는 중요한 차이점이 있습니다. 그러나 많은 이메일 사용자는 불행히도이를 인식하지 못합니다. 그 중 하나 인 경우, 후자를 선택할 때 원본 메시지를 참조한 모든 수신자가 응답을받습니다. 그렇지 않은 경우에는 모든 사람의받은 편지함을 넘치지 않아도됩니다.
이 불필요한 대량 메시지는 그처럼 채찍질이며, "응답 Allpocalypse"라는 구어체 용어가 있습니다. 따라서 다음에 대량의 이메일에 응답 할 때 누가 회사 전체 또는 원래 발신인인지 답을 읽어야하는 사람을 고려하십시오.
3 누군가의 답변을 원한다면, 그들을 참조하지 마십시오.
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전자 메일에서 누군가를 참조 할 때 (즉, "복사본"이라는 의미) 일반적으로 대화 중에 대화를 계속 반복하고 싶지만 반드시 응답을 찾을 필요는 없습니다. 또한 전문가 인 Dannielle Walz가 경고하면서 CC 옵션을 잘못 사용하면 의사 소통 문제가 발생할 수 있습니다.
그녀는 링크드 인 게시물에 "동료를 많은 이메일로 CC-ing하면 이메일을 중요하게 보지 않고 '참조 폴더'또는 '나중에 폴더 읽기'에 직접 넣을 수 있습니다." "이것은 미래에 중요한 정보가 누락 될 수 있습니다."
따라서 누군가로부터 응답을 받으려면 "받는 사람"필드에 이메일 주소를 입력하고 "CC"기능을 조금만 사용하십시오.
4 BCC를 사용하지 않을 때와 사용하지 않을 때를 이해하십시오.
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숨은 참조 필드는 훨씬 더 복잡하며 가장 노련한 전자 메일 사용자도 지속적으로 회피합니다. BCC는 "블라인드 카본 카피"의 약자이므로 CC-ing과 비슷하지만 BCC-ing은 다른 사람에게 그 사람의 이메일을 표시하지 않습니다. 그들을 포함했다.
BCC를 사용하는 것이 언제 좋은가요? 힐렐 풀드 (Hillel Fuld of Inc.) 잡지는 대량 전자 우편이나 누군가가 전자 우편을 통해 다른 사람에게 당신을 소개 할 때를위한 것이라고 말합니다.
Fuld는 "다른 모든 경우에 누군가에게 이메일을 보내거나 다른 사람에게 BCC를 이메일로 보내면 부정직합니다."라고 말합니다. "당신은 Person X에게 이메일을 보내고 있으며 모르는 사이에 Person Y가 당신의 대화를 도청하게합니다. Person X는 누군가 다른 사람이이 이메일을 읽고 있다는 것을 전혀 몰랐습니다. 실제로 당신도 비밀리에 다른 사람에게도 보냈습니다."
5 느낌표를 아껴서 사용하십시오.
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여기저기서 이메일에 느낌표를 던지는 것은 쉽지만 습관을 들이지 마십시오. 그것들은 역사적으로 흥분을 나타내는 데 사용되었지만, 이메일에서 느낌표는 음운이나 수동적 공격으로 착각하기 쉽습니다.
Anna Verasai 는 "전자 메일에 불필요한 느낌표를 사용하면 텍스트의 기본 의미를 쉽게 파괴 할 수 있습니다"라고 HR Digest에 설명합니다. "중요한 것을 강조해야 할 때만 사용하십시오. 독자가 메시지를 읽을 때 메시지를 어떻게 해석 할 수 있는지 생각하십시오."
6 유머 사용에주의하십시오.
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모든 사람은 항상 좋은 농담을 좋아하지만, 직접 대응하지 않을 경우 톤이 잘못 해석 될 수 있으므로 농담을 전자 메일에서 내보내는 것이 가장 좋습니다. 데이비드 실버 맨 (David Silverman) 비즈니스 작문 교수는 하버드 비즈니스 리뷰 (Harvard Business Review)에 글을 올렸다. "그런 식으로, 다른 쪽 끝이나 회의 테이블의 반대편에 기절 한 침묵이있을 때 나는 이렇게 말할 수있었습니다. '내가 자신이 얼마나 재미 있다고 생각하는지 알지 못할 것 같습니다. 내가 이제 멈출 것이라고 믿어 라. '"
그러나 진지하게: Journal of Personality and Social Psychology에 게재 된 중요한 2005 년 연구에 따르면 발신자는 수신자가 자신의 톤을 80 % 정확하게 해독 할 수 있다고 예측했지만 실제로 수신자는 실제로 톤의 56 % 만 정확하게 읽을 수있었습니다. 시각.
7 속어를 건너 뜁니다.
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인스턴트 메시징이 등장함에 따라 단축 된 형태의 영어가 "귀하"대신 "u"또는 "원한다"대신 "wanna"와 같이 널리 사용되었습니다. 그러나 이메일과 관련하여 유머가 자주 붙지 않는 것처럼 속어도 마찬가지입니다. OnePoll의 한 조사에 따르면, 37 %의 사람들이 직장에서의 속어 사용이 용납 될 수 없다고 생각했으며 55 %가 상사에게 이메일을 보낼 때 "lol"을 건너 뛰었다 고 응답했습니다.
8 제목에주의하십시오.
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제목은 간단하지만 필요합니다. 이메일 제공 업체 인 Return Path에 따르면, 대부분의 이메일이 모바일 장치에서 읽히므로 (55 %), 이메일을 작성하는 것이 중요합니다. 짧고 간결하며 직접적인 제목이 가장 좋습니다. 휴대 기기는 이후에 단어를 잘라 내기 때문에 이메일의 목적을 명확하게 설명하고 5 단어 이하로 제한해야합니다.
9 서명을 포함하십시오.
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다른 사람으로부터 이메일을 받고 "이 사람은 누구입니까?" 발신자의 주소는 그들이 누구인지에 대한 몇 가지 단서를 줄 수 있지만 때로는 충분하지 않습니다. 이메일 끝에 서명이 있으면 수신자에게 자신이 누구인지, 무엇을하는지, 추가 연락 방법을 즉시 알릴 수 있습니다.
통합 마케팅 대행사 Ocreative의 사람들은 이메일 서명 상자를 갖는 것은 "이메일을 보낼 때마다 사람에게 명함을 건네주는 것과 같다"고 말합니다. 아직없는 경우 이름, 직책, 전화 번호, 이메일, 웹 사이트 및 회사 로고가 포함 된 서명을 추가하십시오.
10 KISS를 기억하십시오 (짧고 간결하게 유지하십시오).
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KISS 방법은 대부분의 사람들이 초등학교에서 배운 것이지만, 나중에 인생에서 덜 필요하다는 것을 의미하지는 않습니다. 이메일 생산성 앱인 Boomerang은 더 많은 이메일 응답을 얻는 주요 방법을 연구했습니다. 그들의 가장 큰 테이크 아웃? 8 살짜리처럼 쓰는 것이 가장 좋습니다.
연구 결과에 따르면 3 학년 읽기 수준에서 작성된 이메일은 대학 읽기 수준에서 작성된 이메일보다 응답 가능성이 36 % 더 높습니다.
11 부착물에주의하십시오.
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첨부 파일은 전자 메일 프로세스의 필수 부분 인 경우도 있지만 포기로 첨부하기 전에이를 사용하는 방법을 충분히 알고 있어야합니다. 전자 메일 체인이 길면 간혹 눈에 띄지 않거나 간과 될 수 있으며받는 사람이 전자 바이러스에주의하기 때문에 예기치 않은 첨부 파일도 열리지 않는 경향이 있습니다.
가장 좋은 해결책은 이메일 본문에 첨부 파일을 불러오는 것입니다. Grammarly는 첨부 파일을받는 사람에게 알리는 가장 좋은 방법은 전자 메일 끝에 "첨부 파일"또는 "자세한 내용은 첨부 파일을 참조하십시오"란에 메시지를 포함시키는 것입니다.
12 글꼴을 표준화하십시오.
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폰트 스타일과 색상으로 재미있게 놀 수 있지만, 전문적인 세상에는 밝은 핑크색 코믹 산스를위한 곳이 없습니다. Type & Layout: 당신은 의사 소통을하고 있거나 예쁜 모양을 만들고있는 Colin Wheildon 에 따르면, 디지털 커뮤니케이션에있어서 폰트 사용은 매우 중요하다 . "작은 유형을 선택함으로써 독자의 4 분의 3을 날려 버릴 수있다"고 American Writers & Artists는 말했다.
이메일과 관련하여 어떤 글꼴을 고수해야합니까? MageMail은 Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS 또는 Arial을 권장합니다.
13 모든 것을 교정하십시오.
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이메일을 쓸 때 실수를 저 지르게 될 것입니다. 결국, 당신은 인간 일뿐입니다. 그러나 이메일 작업과 관련하여 실수가 과거처럼 보이지는 않습니다. 거의 2, 000 명의 응답자에 대한 문법 설문 조사에서 67 %는 이메일로 오타를하는 것이 좋지 않다고 답한 반면 6 %만이 허용 가능한 실수라고 생각했습니다.
14 이메일 주소를 마지막에 입력하십시오.
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이메일을 작성하기 전에 또는 오타가 없어지기 전에 이메일을 보내지 않도록하는 가장 쉬운 방법은 무엇입니까? 받는 사람의 전자 메일 주소를 입력하기 전에 모든 것이 끝날 때까지 기다리십시오. 아시다시피, 이메일 실수는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다 잘못된 인상을주는 방법.
에버그린 파트너스 (Evergreen Partners) 사장 인 카렌 케슬러 (Karen Kessler)는 포브스 에게“문제는 전문성 만이 아니다”라고 말했다. "이해하고있는 것은 직원과 회사 또는 조직의 명성입니다. 이메일 결정이 잘못되면 직원에게 해고 및 조직에 부정적인 결과를 초래하는 것으로 나타났습니다."
15 수신자의 이름을 세 번 확인하십시오.
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피해야 할 한 가지 큰 실수는 수신자 이름의 철자를 잘못 입력하는 것이므로 send를 누르기 전에 세 번 확인해야합니다. 많은 사람들은 특히 철자가 잘못된 이메일 주소에있을 때 이름의 철자를 잘못 쓰는 행위를 게으르고 부적절하다고 생각합니다. 실수로 실수 한 경우 어떻게해야합니까? My Red Pen Editing의 소유주 인 Kathryn Shanley 는 즉각적인 사과가 신뢰를 유지하는 열쇠라고 말합니다.
16 전문적인 업무를 위해서는 전문적인 이메일 주소를 사용하십시오.
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친구 나 가족과 연락 할 때 개인 이메일 주소를 사용하는 것이 좋지만 전문적인 비즈니스 영역을 벗어나십시오. 이는 소비자 판매자 상황에서 특히 중요합니다. 2016 년 1, 000 명의 미국인을 대상으로 한 GoDaddy 설문 조사에 따르면 75 %는 전문 이메일을받는 것이 온라인 비즈니스를 신뢰하는 데 중요한 요소라고 생각하며 33 %는 개인 이메일 주소를 사용하는 판매자의 합법성을 의심 할 것입니다.
스티븐 앨드 리치 (Steven Aldrich) 의 최고 제품 책임자 인 스티븐 알드리치 (Steven Aldrich)는 성명에서“실제 또는 온라인에서 첫인상을 결코 잊을 수 없다. "고객과의 첫 번째 직접 상호 작용은 이메일을 통해 이루어 지므로 이러한 맥락에서 전문가를 찾는 것이 매우 중요합니다."
17 무엇이든 공유 할 수 있다는 것을 기억하십시오.
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전달, 숨은 참조 또는 단순히 누군가의 얼굴에 휴대 전화를 깜박이는 등 이메일로 작성한 내용은 의도 한 수신자 이외의 사람이 볼 수 있다는 점을 기억해야합니다. 따라서 모든 전자 커뮤니케이션은 전문적이고 위험이 없어야합니다. 결국, 법정에서 이메일을 수락 할 수도 있기 때문에 나중에 귀하에게 불리한 내용을 보내지 않는 것이 가장 좋습니다. 직장 생활을 향상시킬 수있는 더 많은 방법을 알아 보려면 더 똑똑하고 열심히 일하기위한 25 개의 Genius 트릭을 확인하십시오.
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Kali Coleman Kali는 Best Life의 보조 편집자입니다.